Johdanto

Tässä dokumentissa on ohje aktivoinnin käsittelyn yhteydessä lähetettävään aktivointiviestiin.
Tämän jälkeen on kuvattu tyypillisiä aktivointivirheitä ja ratkaisut niihin.
Lopuksi on kerrottu moniyrityslisenssin (WLI) käsittelystä ja prosessikäyttäjän merkityksestä.

Aktivointiviesti

Kun muutat aktivointia, eli lisäät tai poistat lisenssejä tai käyttäjiä, saamme tiedot muutoksista omaan aktivointipalveluumme. Nämä aktivoinnit käsittelemme viikoittain ohjelmallisesti (robo).

Käsittelyn yhteydessä myyjä ja lisenssinhaltijan pääkäyttäjä saavat sähköpostin, jossa on yhteenveto lisenssitilanteesta. Mikäli pääkäyttäjiä on useita, viesti menee ensimmäiselle pääkäyttäjälle.

Aktivointi toimii laskutuksen perusteena, joten on syytä tarkistaa viesti ja korjata mahdolliset virheelliset aktivoinnit.

Aktivoinnista tulevan sähköpostin tulkinta

Ohjelma lähettää sähköpostin HTML-muotoisena. Viestin otsikkona on AKTIVOINTI: Lisenssinhaltijan nimi.

Viestin alkuosasta näet perustiedot. VAT on lisenssinhaltijan y-tunnus ja asiakasnumero meidän sisäinen numeromme. IP-osoite on tunniste mistä palvelimelta aktivointi on tehty.

Admin-tieto tarkoittaa lisenssinhaltijan pääkäyttäjää.

Viesti on aktivoinnin yhteydessä kirjoittamasi viesti.

Tämän jälkeen näet yrityslistan ja aktivoidut lisenssit. Lisenssinhaltija yritys on tyypillisesti ensimmäinen yritys ja tämän jälkeen tulevat tytäryritykset tai mikäli kyseessä on tilitoimisto, niin tilitoimiston ne asiakkaat, jotka käyttävät itsekin Lemonsoftia.

Yrityksen nimen alta näet tuotelinjan, joka normaalisti on Lemonsoft. Hankintapa on joko osto tai SaaS.

Näet taulukosta lisenssin ja lisenssiselitteen lisäksi aktivoitu-tiedon. Tämä tarkoittaa montako lisenssiä yrityksellä on uusimman aktivoinnin mukaan käytössä.

Yp/SaaS ero kertoo muutoksen edelliseen tilanteeseen. Mikäli kentässä on +n, niin lisenssimäärä on kasvanut ja –n vastaavasti kertoo vähentymisestä.

Laskutus-sarake ilmoittaa osto-hankintatavassa millainen lisenssilasku on tulossa.

Laskutuksesta yksi esimerkki:

 

WTT on leimauspäätteen lisenssikoodi ja perään laitettava _LK tarkoittaa käyttäjää. Tässä tapauksessa meiltä on tulossa lasku yhdestä lisäkäyttäjästä.

Näet listasta myös poistetut lisenssit verrattuna nykytilanteeseen. Tällöin selitteessä lukee

** POISTETTU **

Tuotelinjan vaihdossa (S3/Lemonsoft) listassa näkyy poistettuina vanhan tuotelinjan lisenssit ja uusina sitten uuden tuotelinjan mukaiset lisenssit.

 

Yritysten jälkeen näet käyttäjät yrityksittäin. Ohjelma listaa edelleen vain ne yritykset, jotka ovat lisenssinhaltijan lisäksi Lemonsoft-käyttäjäyrityksiä.

Näet listasta yrityksen nimen, y-tunnuksen ja näiden alla käyttäjän nimet (tai tunnuksen jos nimeä ei ole annettu). Nimen perässä on sitten lisenssikoodilista.

Tämän listauksen perusteella ei tosin pysty laskemaan laskutettavien lisenssien kokonaismäärää, koska siihen vaikuttaa lisenssityypin lisäksi moniyrityslisenssi (WLI).

Tyypilliset aktivointivirheet

Aktivointi toimii laskutuksen perusteena. Mikäli aktivoinnissa on virheitä, tee tarvittavat korjaukset, niin laskutuskin korjaantuu vastaavasti.

Seuraavassa lueteltuna tyypilliset virheet:

Ylimääräinen yritys listassa

Mikäli näet listassa yrityksen, jolla on lisenssejä, vaikka ei kuuluisikaan, niin tarkista ensin ketä käyttäjiä yrityksessä on. Jos mukana on turhia käyttäjiä, poista heiltä lisenssit ja sen jälkeen käyttäjä.

Mikäli käyttäjä on tilitoimiston oma käyttäjä, joka tekee kirjanpitoa tms. asiakasyritykselle, niin käyttäjää ei ole perustettuna lisenssinhaltijayritykseen. Perusta käyttäjät lisenssinhaltijalle ja anna hänelle WLI-lisenssi. Tällöin käyttäjät eivät pääse tilitoimiston omaan yritykseen tekemään mitään, mutta pääsee asiakasyrityksiin, eikä lisenssejä lasketa turhaan asiakasyritykselle kuuluvaksi.

Virheellinen tuotelinja tai hankintatapa

Tuotelinjan ja hankintatavan määrittelet yritystiedoissa. Valitse yrityslistassa Muokkaa-valikosta Muokkaa –toiminto. Valitse avautuvasta ikkunasta lisenssitiedot.

 

 

 

 

 

 

Korjaa tarvittavat tiedot ja tallenna. Ohjelma haluaa tehdä aktivoinnin, joten hyväksy se.

Ylimääräisiä lisenssejä

Mikäli käyttäjällä on turhia lisenssejä, poista ne.

Lisenssin kuuluisi mennä lisäkäyttäjähinnalla

Usealla lisenssillä on perusveloitus + käyttäjäkohtainen veloitus. Mikäli emo-tytäryhtiö suhteet on määrittelemättä, niin emme pysty tulkitsemaan tytäryhtiöiden käyttäjiä lisäkäyttäjiksi. Tytäryhtiöiden käyttäjien tulee olla perustettuna myös emoyhtiöön.

Tytäryhtiön määrittelet yrityslistan yritystiedoissa:

 

 

 

 

 

Aktivointiohjeita

Aktivointitoiminnot löydät hallintakeskuksesta. SaaS-ympäristöissä hallintakeskukseen ei kaikille ole pääsyä, jolloin käytät Järjestelmä Pääkäyttäjä Käyttäjä- ja lisenssihallinta –toimintoa.

Lue tarkemmin

Lisenssit

Näet lisenssien kuvauksen ja  hinnat tästä.

Ohjeistus moniyrityslisenssin (WLI) käytöstä

Moniyrityslisenssi antaa käyttäjälle käyttöoikeuden hankittuihin ohjelmiin kaikissa yrityksissä. WLI-lisenssi on tarkoitettu etenkin tilitoimistoille, jossa lisenssi kannatta aktivoida jokaiselle tilitoimiston omalle käyttäjälle.

Esimerkki

Kirsi Kirjanpitäjä hoitaa 40 yrityksen kirjanpitoa. Kirsi on perustettu tilitoimistoon käyttäjäksi ja hänelle on aktivoitu WLI-lisenssi. Lisäksi hänelle on aktivoitu WKP (kirjanpito) –lisenssi 40 yritykseen.

Laskutamme yhden WLI-lisenssin ja yhden WKP-käyttäjän. Mikäli Kirsi ei ole perustettu tilitoimistoon käyttäjäksi, eikä hänelle ole aktivoitu WLI-lisenssiä, laskutamme 40 kirjanpito käyttäjää.

Prosessikäyttäjä

Prosessikäyttäjä on ohjelman sisäinen käyttäjä automatisoinnin käyttöön.

 

 

 

Löydät käyttäjän kun valitset käyttäjätyyppirajauksessa prosessikäyttäjä. Prosessikäyttäjän nimi on Lemonsoft Process User.

Lemonsoft ajaa automatisoinnit (Windows palvelu) prosessikäyttäjän oikeuksin. Voit kohdistaa prosessikäyttäjälle seuraavat lisenssit:

• WIOAUTO Tiedonsiirron automatisointi
• WBAUT Automatisointi (esimerkiksi viitesuoritukset ja ostolaskujen lukeminen)
• IWS_EDORD Lemonsoft EDI-tilaukset
• IEDWSO Myynti ja varastosta lähtö (EDI)
• IEDWMM Tuotetiedot varastoon (Trade Connector)
• IEDWPO Osto ja varastoontulo (Trade Connector)
• IWS_LOG Webservice-rajapinnat
• WTOC Tocoman rajapinta
• WBI Johdon raportointi (raporttien automatisointi vaatii tämän)
• WLI Moniyrityslisenssi (tämän ohjelma kyllä lisää automaattisestikin)

Esimerkiksi automatisointi on hinnoiteltu yrityskohtaisesti. Mikäli automatisointi on käytössä, niin WLI lisenssi kannattaa lisätä prosessikäyttäjälle, jolloin automatisoinnista tulee vain yksi veloitus vaikka se olisi käytössä sadoissa yrityksissä. Tällä hetkellä aktivoinnin käsittelyohjelma lisää prosessikäyttäjälle WLI-lisenssin automaattisesti.

Ohjelma sallii muidenkin lisenssien kohdistamisen prosessikäyttäjälle, mutta niistä ei käytännössä ole hyötyä ja niistä tulee sitten turha veloitus.
Automatisointi käsittelee vain ne yritykset, joissa prosessikäyttäjälle on kohdistettu lisenssit. Jos haluat käsitellä yksittäisen yrityksen tiliotteet ym. manuaalisesti, jätä WBAUT kyseisen yrityksen prosessikäyttäjältä pois.

Prosessikäyttäjän lisenssit tutkitaan myös rajapinnassa (webservice-rajapinnat). Tutkinta tehdään myös käyttäjälähtöisessä rajapinnassa, vaikka tällöin käyttäjä onkin tunnistettuna erikseen.