Lemonsoft Verkkolasku: veni, vidi, vici

Tiedätkö, miten joskus jostain asiasta tulee mieleen jotain, mitä pitäisi tehdä, mutta se hukkuu muiden asioiden alle? Ja myöhemmin asia tulee uudelleen mieleen, jolloin siitä ottaa heti kiinni, ettei se enää unohdu? Itselleni kävi niin juuri äsken.

Elokuussa Lemonsoftin ServiceDeskissä työskentelevä J-P istui kahvitauolla, kun kävelin sohvaryhmän ohi. ”Arvaappa, mikä rajapyykki meni just rikki?”, J-P kysyi. Kysymys tuli sen verran puun takaa, ettei itselleni tullut mitään mieleen. ”Lemonsoft Verkkolaskua käyttää nyt yli 1000 meidän asiakasta”, vastasi J-P. ”Oho! No tuosta pitää kirjoittaa blogi tai kertoa siitä jotenkin muuten”, ajattelin siinä kohtaa. Mutta niin vaan kävi, että näinkin hieno tapahtuma hukkui muiden asioiden alle, kunnes tänään tuli samaan asiaan liittyen toinen uutinen, jonka kuultuani päätin keskeyttää kaiken muun ja kirjoittaa tämän tekstin. Nyt on kyseessä merkkipaalu, joka on merkittävyydessään omaa luokkaansa.

Kävi nimittäin ilmi, että tähän päivään mennessä Lemonsoft Verkkolaskuja on lähetetty ja vastaanotettu yhteensä jo yli miljoona kappaletta. Lemonsoft Verkkolasku onkin osoittautunut todelliseksi menestystuotteeksi. Kasvu on ollut voimakasta erityisesti kuluvan vuoden aikana ja veikkaankin, että ensi vuoden aikana menee rikki jo toinenkin miljoona. Palvelussa välitettyjen myynti- ja ostolaskujen määrien suhde on ollut tasaisesti 55%/45%, ja palvelun käyttäjät jakautuvat tasaisesti kaikille toimialoille. Lemonsoft Verkkolasku sopii siis kaikenlaisille ja kaiken kokoisille yrityksille, sekä kaikenlaisiin tarpeisiin.

Yksi syy Lemonsoft Verkkolaskun suosioon ja nopeaan kasvuvauhtiin on varmasti sen helppo käyttöönotto, eivätkä edulliset kustannuksetkaan varmastikaan haittaa. Harva palvelu on otettavissa käyttöön kirjaimellisesti nappia painamalla kuten Lemonsoft Verkkolasku. Tämän vuoksi moni yritys on ottanut palvelun ensin aiemman verkkolaskupalvelunsa rinnalle tutustuakseen helppoon, edulliseen ja automatisoituun laskujen lähetykseen ja vastaanottoon. Nämä yritykset ovat nopeasti todenneet, että koko verkkolaskuliikenne kannattaa vaihtaa Lemonsoft Verkkolasku -palveluun. Riskejä kokeilusta ei aiheudu, koska Lemonsoft Verkkolaskulla ei ole käynnistysmaksuja, ei kuukausimaksuja, eikä minkäänlaista sitoutumispakkoa. Sen kun alat käyttää. Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto onnistuu suoraan Lemonsoftin sisältä, ja tarvittaessa pystyt vaikkapa automatisoimaan laskujen lähetyksen ja vastaanoton.

Jos et ole vielä tutustunut Lemonsoft Verkkolaskuun, kannattaa vierailla osoitteessa http://www.lemonsoft.fi/lemonsoft-verkkolasku/, josta löydät lisää tietoa markkinoiden helpoimmasta ja järkevimmästä verkkolaskupalvelusta. Tutustu Lemonsoft Verkkolaskuun erityisesti, jos et vielä käytä verkkolaskutusta, vaan lähetät ja vastaanotat laskut edelleen paperisina. Nykyaikaiseen laskutukseen siirtyminen on yllättävän helppoa ja edullista.

Ai niin, tuo otsikko. Veni, vidi, vici on tuttu paitsi Asterix-sarjakuvista, myös historian lehdiltä. Kyseessä on Julius Caesarin lausahdus ja suomennettuna se kuuluu ”tulin, näin ja voitin”. Se sopii tähän mielestäni hyvin.

Pauli Siirtola, tuotepäällikkö

Kannattaako hankkia uusi toiminnanohjausjärjestelmä?

Mediasta saamme lukea pieleenmenneistä ERP-projekteista ja kyllähän tutkimustuloksetkin tukevat sitä että merkittävä osa projekteista ylittää budjetin ja aikataulu venyy. Useimmiten nämä asiat kuitenkin koskevat suuryrityksiä ja sielläkin on useita hienoja onnistumisia. Niistä ei vain kirjoitella.

Nykyään pienemmätkin yritykset voivat nauttia toiminnanohjausjärjestelmän eduista, jotka historiallisesti ovat olleet vain suuryritysten käytössä.

Moni yritys kuitenkin pitäytyy vanhassa järjestelmässä. Uuden hankkiminen on pelottavaa ja siihen pitää sitoutua ja käyttää paljon omaa aikaa. Vanha järjestelmä voi kuitenkin estää yrityksen oman kehittämisen tehokkaasti. Järjestelmän ylläpitäminen saattaa olla kallista kun paikkauksia tehdään eri puolille ja hankitaan irrallisia järjestelmiä eri käyttötarkoituksiin.

Uusi toiminnanohjausjärjestelmä tehostaa kaikkia toimintoja ja mahdollistaa yrityksesi oman toiminnan kehittämisen. Tämä tuo lisää liikevaihtoa ja konkreettisia sekä aineettomia säästöjä.

Pohditko toiminnanohjausjärjestelmän uusimista? Teimme avuksesi investoinnin takaisinmaksun laskentatyökalun (ROI). Lataa aiheeseen liittyvä kattava opas ja kokeile omilla luvuilla mitä säästö saattaisi yrityksesi osalta tarkoittaa. Tai siirry suoraan www.roilaskin.fi osoitteeseen.

Kari Joki-Hollanti
Kehitysjohtaja

Kumppanuus, tärkein menestyksen avain

Päivittäisessä työssä olemme tekemisissä monenlaisten kumppaneiden kanssa, niin kotona kuin työmaallakin. Kumppanuusverkosto on myös Alihankinta 2017 messujen teemana. Luottamuksellisten yhteistyösuhteiden – kumppanuuksien – rakentaminen on jatkuvasti tärkeämpää.

Sanakirja määrittelee kumppanuuden molempia osapuolia hyödyttäväksi liikesuhteeksi. Usein kumppanuus mielletään automaattisesti ”isommaksi alennusprosentiksi”. Tällöin mielestäni ei voi puhua kumppanuudesta, koska vain toinen osapuoli hyötyy halvemmasta hinnasta, toisen kannattavuuden kustannuksella.

Oikeaa kumppanuutta on, kun yhteisesti mietitään, miten jokin tuote tai palvelu voisi olla edullisempaa toteuttaa tai voidaanko esimerkiksi tilaus-toimitusketjun vaiheita suoraviivaistaa. Tällöin kyseessä on oikea kumppanuus – molemmat osapuolet hyötyvät. Kumppanuudessa pitää siis pyrkiä yhteiseen päämäärään, jossa asioita tehdään yhteisesti suunnitellen fiksummin ja tehokkaammin kuin aiemmin. Tavoitteena löytää sellaiset toimintamallit, joiden avulla molemmat tai laajemman verkoston olessa kyseessä kaikki osapuolet hyötyvät.

Kumppanuuksien tueksi ja kumppaniverkoston helpoksi mahdollistajaksi, olemme Lemonsoftilla kehittäneet Lemonhub-palveluumme omat tilaussanomat, jotka mahdollistavat maksuttomat osto- ja myyntitilaussanomien välittämisen omassa verkostossamme, eli Lemonsoft-asiakkaiden kesken. Tällä toiminnallisuudella haluamme omalta osaltamme olla luomassa verkostoja yritysten välillä ja edistää suomalaista kilpailukykyä.

Tervetuloa Alihankinta 2017 –messuille Tampereen Messu- ja Urheilukeskukseen, jonka valtaosa meistä edelleen tuntee Pirkkahallina, osastolle A312 tapaamaan meitä ja keskustelemaan, miten me voimme osaltamme auttaa Sinun yritystäsi verkostoitumaan!

Jakke Vyyryläinen

Myynti- ja markkinointijohtaja

Lean ajattelu käytännössä – toimiiko meillä?

Lean ajattelu on lähtöisin alun perin Toyotalta. Toyota itse ei käytä Lean sanaa, vaan TPS -sanaa, eli Toyota Production System. Kyseessä on Toyotan luoma ainutlaatuinen Management kulttuuri, jota niin monet ovat yrittäneet kopioida. Meidän länsimaisten ihmisten saattaa olla vaikea ymmärtää heidän syvintä ajatteluaan.

Kun lähdemme Lean matkalle, tapaan sanoa: ”Toyota ei ole täydellinen. Pointti ei ole Toyota. Ei ole kyse Toyotasta – eikä autoista”. Vaan…kyse on siitä, miten opitaan, toimitaan ja johdetaan! Miten saadaan ihmiset ajattelemaan ja organisaatio oppimaan. Tässä Toyota on mestari.

Saatamme ottaa käyttöön erilaisia Lean työkaluja, jotka vaikuttavat aluksi helpoilta. Tunnetuin näistä lienee 5S. Siivoamme ja jonkin ajan kuluttua toiminta saattaa hyytyä. Olet ehkä kuullut sanottavan ”Lean ei toimi meillä”. Missä vika?

Rakennamme ensin ihmisiä – sitten autoja! Lause pitää sisällään yhden merkittävimmistä Toyotan ajattelumalleista – Kunnioitus! Mitä tämä tarkoittaa? Otan yhden esimerkin. Toyotalla linjatyöntekijä tekee vaiheistettua työtä, minkä kesto on 126 sekuntia, tähän hän saa 5 viikon peruskoulutuksen! Koulutus pitää sisällään toki paljon muutakin kuin pelkkää asentamista, arvojen oppimista, joka päivä kuntosalihetki, jne. Ollessani Toyotalla koulutuksessa, ryhmässämme oli Volvon tehtailta esimiestason henkilö. Toyotan sensei kysyi häneltä, kauanko teidän asentaja saa koulutusta ja kauanko kestää yksi työvaihe. Ruotsalainen vastasi 1 viikon koulutusta ja työvaihe kestää 20 minuuttia. Johon sensei vastasi: ”asetatte työntekijälle suuria paineita”. Kunnioitus tarkoittaa käytännössä, että Toyota ei aseta työntekijää sellaiseen asemaan missä hänellä ei ole onnistumisen edellytyksiä. Tässä vain yksi esimerkki Toyotan ajattelusta.

Toinen esimerkki toisesta ajattelumallista – Jatkuva parantaminen! Jos asentaja hakee tarvikkeita 10 metrin päästä ja voisi tuoda yhdellä kerralla koko päivän tarpeen, tämän ei anneta tapahtua. Asentaja ohjeistetaan hakemaan tarvikkeita useita kertoja esim tunnin aikana. Miksi? Jos hän hakisi kerralla koko ”kasan”, hän ei rupeaisi miettimään, miten tämän voisi tehdä helpommalla. Mutta kun hän hakee tarvikkeita useamman kerran, hän luonnostaan ajattelee miten tätä prosessia voisi parantaa? Tämä ajattelu tuntuu aluksi kummalliselta. Miksi Toyota ei käytä erätuotantoa vaan pyrkii yhden kappaleen virtaukseen? Tässä osasyy. Yhden kappaleen virtauksen rakentaminen on todella haasteellista, tiedät jos olet tätä yrittänyt. Yhden kappaleen virtauksen rakentamisen tarkoituksena on tuoda ongelmat esiin, eli ongelmat jotka olivat aiemmin piilossa erätuotannossa.

Kävimme erään Toyotan alihankkijan luona, joka tekee 7.000 kpl osaa päivässä, siis yli 2.000.000 kpl osaa vuodessa. Montako laatuvirhettä hyväksyisit, jos olisit tuotantojohtaja? Tältä alihankkijalta oli päässyt eteenpäin vain 1 kpl virheellistä osaa vuodessa. Miten tämä on mahdollista? Toyotan periaate on ”Laadun tarkistus lähteellä”. Jokainen työntekijä saa OnJobTraining -valmennuksen, jossa hänet opastetaan kädestä pitäen tekemään osia. Lisäksi työntekijä ottaa laadun tarkistuksen kunnia asiana. Työkaluna he käyttävät Poka-yoke menetelmää.

Tässä esimerkkejä TPS ajattelusta – miten Sinä ajattelet?

Kalervo Laaksoharju
Partner
Lean Leader ja Luontaiset Taipumukset™ esimiesvalmentaja
JTO Lean Learning Center Oy

 

Hyvää kesää!

Meillä Suomessa on kaksi ajankohtaa, jotka jakavat vuoden ja joihin mennessä kaikki tulisi saada valmiiksi. Näitä ovat joulu ja kesälomakausi. Mikäli asiat eivät valmistu kesälomiin mennessä, niitä voidaankin odotella seuraavan kerran valmistuvaksi jouluksi.

Juhannus kolkuttaa ovella ja muutaman päivän kuluttua saamme taas viettää meille suomalaisille erittäin tärkeää keskikesän juhlaa. Sen myötä alkaa virallisemmin kesälomakausi, joka kestääkin pitkälle elokuuhun. Tässä vaiheessa on hyvä aika pysähtyä hetkeksi ja pohtia mitä olemme saaneet aikaan Lemonsoftilla tähän kesälomakauteen mennessä ja mitä jää sitten loppuvuoteen.

Alkuvuonna siirryimme jatkuvaan julkaisuun, jossa julkaisemme uuden version tällä hetkellä kuukausittain. Ne asiakkaat, jotka haluavat tämän julkaisurytmin ovat voineet ja voivat tämän vaihtoehdon valita. Toisena vaihtoehtona edelleen on kausijulkaisu, jossa toimitamme yhden version vuosittain. Ensikokemukset jatkuvasta julkaisusta ovat varovaisen positiivisia. Voimme tarjota Lemonsoft-asiakkaille uusia ominaisuuksia nopeammin, joskin se taas asettaa omalle tuotekehityksellemme ja asiakaspalvelullemme tervettä haastetta, että pystymme vastaamaan näiden uusien ominaisuuksien laatuun parhaalla mahdollisella tavalla. Laatu onkin yksi merkittävä mittari, jota seuraamme ja jonka kehittymiseen panostamme jatkuvasti.

Laatuun vaikuttaa merkittävästi asiansa osaava henkilökunta. Lemonsoft Oy on rekrytoinut uutta henkilökuntaa aktiivisesti. Kuluvan vuoden aikana olemme tehneet sopimukset jo reilun kymmenen uuden Lemonsoftilaisen kanssa ja kesälomakauden jälkeen meitä onkin jo lähes 70.

Kiitos siitä, että saamme uusia työkavereita ja että ylipäätään saamme rekrytoida uutta henkilökuntaa, kuuluu asiakkaillemme. Luottamus kentällä Lemonsoftiin on vahva. Tätä blogia kirjoittaessani tänä vuonna kesäkuun puoleenväliin mennessä Lemonsoft on otettu käyttöön jo 171 uudessa asiakasyrityksessä. Täytynee todeta edelleen, että koska kasvamme selkeästi toimialan keskiarvoa nopeammin teemme asioita oikein. Kiitos asiakkaillemme meille antamastanne luottamuksesta.

Kasvu on jatkunut myös muiden numeroiden valossa. Toukokuun lopulla liikevaihdossamme oli kasvua edellisen vuoden vastaavaan ajankohtaan verrattuna 32,3%. Kasvukehityksestä huolimatta toimintamme on edelleen kannattavaa, joten edelleen voidaan todeta myös, että siltäkin osin olemme niin asiakkaillemme kuin yhteistyökumppaneillemme turvallinen kumppani.

Maalis-huhtikuun vaihteessa Lemonsoftin Vaasan ja Joensuun toimipaikat muuttivat omiin, uusiin ja ajanmukaisiin tiloihin. Samaan aikaan Tampereen toimipaikkamme muutti Hervannasta keskustaan. Näissä tiloissa olemme panostaneet eritoten henkilökunnan viihtymiseen ja työergonomiaan.

Viime syksynä ostamamme Cloud Partners Oy ja Suomen Ohjelmistopalvelu.fi Oy ovat nyt saumattomasti osa Lemonsoftia. Ensiksi mainittu fuusioitui Lemonsoftiin tammi-helmikuun vaihteessa ja toisena mainittu touko-kesäkuun vaihteessa.

Vaikka paljon on ehtinyt jo vuoden ensimmäisen puoliskon aikana tapahtumaan jää tekemistä toki toisellekin vuosipuoliskolle. Kuten tämän blogin alussa totesin on joulu seuraava etappi, mihin mennessä ”maailma” tulisi saada valmiiksi. Ainakin nyt LemonOnlinen osalta on siihen mennessä taas paljon uusia asiakkaidemme toimintaa tukevia ominaisuuksia valmiina, ihan varmasti. Tosin jatkuvan julkaisun piirissä olevien asiakkaidemme ei niitä ominaisuuksia tarvitse sentään jouluun asti odottaa.

Mutta riittäköön tämä nopea läpileikkaus Lemonsoftin alkuvuodesta. Nyt on aika ryhtyä odottamaan keskikesän juhlaa ja pian sen jälkeen alkavaa kesälomaa. Haluan toivottaa niin omasta kuin koko Lemonsoft Oy:n puolesta sinulle rentouttavaa ja virkistävää kesää!

Ja muistathan että Lemonsoft palvelee asiakkaitaan tänäkin kesänä läpi Suomen suven.

Jari Rättyä
Toimitusjohtaja
Lemonsoft Oy

Miksi käyttöliittymän pitää olla helppo?

Tyhmäkö kysymys? Tottakai sen pitää olla helppo, kaikkihan sitä sanoo! Mutta miksisen pitää olla helppo? Tähän löytyy vastaus tutkimalla sitä, miten ihmisaivot toimii.

Järjestelmä 1 ja 2

Psykologiassa ryhmitellään aivojen käyttökapasiteetti ”järjestelmään 1 ja 2”. Järjestelmä 1 on nopea ja automaattinen, alitajuntasi. Järjestelmä 2 on hidas ja sen käyttö vaatii vaivaa.

Jos muusikko soittaa tiettyä melodiaa uudestaan ja uudestaan, ajan saatossa se iskostuu niin sanottuun ”lihasmuistiin”. Toki, eihän lihaksilla ole muistia, mutta muusikon alitajunnassa on muistissa kaikki ne signaalit, joita täytyy lähettää tietyssä järjestyksessä lihaksille, jotka muuttavat käsien ja sormien (miksei jalkojenkin) liikkeet musiikiksi, edellä mainituksi tutuksi melodiaksi. Tärkeä osa tästä on muistaa, että muusikon ei tarvitse edes ajatella tämän melodian soittoa, koska se tulee aivojen järjestelmästä 1.

Miksi sitten uuden melodian opettelu on hankalempaa, kuin vanhan tutun soittaminen? Tähän löytyy yksinkertainen vastaus: järjestelmä 1 ei tiedä, mitä pitää tehdä. Tällöin muusikon täytyy alkaa ajattelemaan aktiivisemmin, käyttämään järjestelmää 2. Tämän käyttö on aikaa vievä prosessi, koska järjestelmä 2:lla ei ole niin isoa muistikapasiteettiä (tutkimuksien mukaan järjestelmä 2 muistaa noin 4-5 asiaa kerrallaan) käyttääkseen sitä hyväksi muistaakseen juuri opitun asian ulkomuistista. Tämän takia muusikon täytyy käyttää aikaa ja ajatusta uuden melodian opettelemiseen, jotta se iskostuisi lihasmuistiin, järjestelmään 1.

Miten tämä liittyy käyttöliittymiin?

No miten tämä sitten liittyy ollenkaan käyttöliittymiin ja niiden suunnitteluun?

Käyttäessään ja opetellessaan uutta tietokonesovellusta, käyttäjä käyttää aivojen järjestelmää 2. Sen käyttäminen vaatii ajatustyötä, vaivannäköä. Se on monesta epämukavaa ja epämukavien asioiden teko ei pidemmän päälle ole, no, mukavaa. Tämä voi johtaa siihen, että käyttäjä lopettaa sovelluksen käytön ja vaihtaa sen helpompaan. Itse käyttöliittymän tekijä, yritys, ei tätä tietenkään halua, koska se vie pois asiakkaita.

Tietenkin, kun on käyttänyt kauan sovellusta vaikealla käyttöliittymällä, käyttäjän aivojen järjestelmä 1 tekee suurimman osan työstä, eli käyttäjä osaa käyttää sitä ulkomuistista. Tämä ei kuitenkaan ole hyvä asia, koska kaikki käyttäjät eivät ole halukkaita käymään läpi sitä opetteluprosessia, käyttämään järjestelmää 2, koska se on epämukavaa. Tarkoittaa siis sitä, että sovelluksen myyminen uusille asiakkaille on huomattavan paljon vaikeampaa.

Kun suunnittelet, suunnittele kaikille

Sovellusta ja sen käyttöliittymää suunnitellessa on otettava huomioon kaikki. Sanotaan aina, että yrityksen pitää tiedostaa kohderyhmänsä, mutta käyttöliittymäsuunnittelussa ei täydy ajatella, että sovellusta tulee käyttämään vain tietty kohderyhmä. Vaikkakin kyseessä olisikin esimerkiksi päivittäisesti tietokoneella työtä tekeviä ihmisiä, käyttäjät ovat silti ”vain ihmisiä”. Kaikkiin pätee sama sääntö muistikapasiteetin ja järjestelmä 1:n ja 2:n käyttö.

Suunnittelemalla käyttöliittymä niin, että sen käyttö tai opettelu ei vaadi suurta ponnistelua järjestelmältä 2, siltä aivojen aktiiviselta muistikapasiteetiltä, voidaan suurella todennäköisyydellä huokaista helpotuksesta, kun asiakaspalaute on positiivista. Tämä tietysti sen takia, koska sovelluksen käyttö on mukavaa ja se on mukavaa siksi, koska se ei vaadi suurta aivotyötä ja samaan aikaan pystyy jopa ajattelemaan jotain muutakin!

Täytyy siis pitää mielessä, että isolle osalle ihmisistä ajatteleminen on epämukavaa. Päivittäisen työn työkalut täytyy suunnitell niin, että sen käyttö ei ole epämukavaa, eli siihen ei tarvitse käyttää niin paljon energiaa ajattelemaan kuinka se toimii.

Jussi Saarela
Web-ohjelmoija

 

LemonBI – Nopea takaisinmaksuaika

Liiketoimintapäätökset vaativat taustalleen tietoa. Taustalla on joko ’vahva tuntuma’ tai varsinainen tieto. Päättäjä sen päättää. Fiksuinta kuitenkin on, että päätökset pohjautuvat olemassa olevaan tietoon, eikä asioita jätetä arvailujen varaan. Paras tapa saada tietoa on modernin BI-ratkaisun avulla, koska tarvittavan tiedon pitää olla helposti saatavilla ja valmiiksi koostettuna. Tarvittavat tiedot ovat yrityskohtaisia ja hyvin monisyisiä, mistä johtuen seurantakohteet ja ohjaamisen mittarit poikkeavat toisistaan. Miten tällaisen ratkaisun saa kustannustehokkaasti käyttöön? Maksaako se itseään koskaan takaisin?

LemonBI tarjoaa valmiita ratkaisuja asiakastarpeiden mukaan. Kun asiakkaidemme liiketoimintatieto löytyy Lemonsoft toiminnanohjausjärjestelmästä, niin meillä on valmiita kustannustehokkaasti käyttöönotettavia malleja, joiden avulla BI-ratkaisu on parhaimmillaan käytössä muutamassa päivässä. Käyttöönotto riippuu tietotarpeista, ratkaisun laajuudesta ja tarpeista rikastuttaa tietoa ulkopuolisilla tietolähteillä.

 

 

 

 

 

 

Kuva: LemonBI tarjoaa tiedot liiketoiminnan seuraamiseen, ohjaamiseen ja johtamiseen.

Takaisinmaksuaika BI-ratkaisulle on helposti selvitettävissä: miten raportointi tällä hetkellä toteutetaan, paljonko kuluu aikaa raportointiin ja tiedon etsimiseen, kuinka usein raportoidaan ja niin edelleen. Ajankäytön tehostamisen lisäksi on mahdollista määrittää rahallinen arvo myös liiketoiminnan tehostumiselle. Liiketoiminnan tehokkuutta voidaan parantaa niin asiakkuudenhallinnan, projektinhallinnan, tuotannon, materiaalihallinnan kuin myös taloushallinnon näkökulmasta, kun käytettävissä on aina ajantasainen ja liiketoiminnan ohjaamisen kannalta relevantti tieto.

Takaisinmaksun aika

Asioiden konkretisoimiseksi takaisinmaksuaikaa voidaan purkaa yksinkertaisella esimerkillä. Henkilö X koostaa myyntijohtajalle myyntidataa myynnin palavereita varten, joita käydään kahden viikon välein. Tarvitaan tietoa tarjouskannasta, avoimesta tilauskannasta, toimitetuista tilauksista sekä laskutuksesta ja kaikki pitäisi suhteuttaa edellisvuoteen, budjettiin ja sen ennustamiseen. Henkilön X raportointiin käyttämä kokonaisaika kuukausittain on noin kaksi päivää. Lisätarpeita voi tulla tiedon pilkkomisen suhteen esimerkiksi jonkin dimension mukaan, kuten asiakassegmentin. Tämän lisäksi myyntijohtaja ja jokainen myyjä etsii tietoa itsenäisesti palaverien ulkopuolella. Näin ollen on käytetty paljon aikaa raportointiin ja tiedon etsimiseen, mikä sinänsä on turha kustannus, kun tieto voisi olla helpommin ja valmiimpana saatavissa.

LemonBI:ssä tiedot ovat valmiiksi koostettuina, jolloin voidaan keskittyä raportoinnin ja tiedon etsimisen sijaan liiketoiminnan seuraamiseen ja ohjaamiseen. BI-ratkaisun avulla tieto on aina ajantasaista ja haluttujen henkilöiden saatavilla. Käyttäjät voivat itse pilkkoa tietoa osiin ja tarkastella asioita eri näkökulmista. Tieto on aina esitetty tehokkaiden visualisointien avulla, jolloin tiedon seuraaminen ja omaksuminen on huomattavasti tehokkaampaa kuin rivitietojen tarkastelu. Mikäli otetaan vielä huomioon se, että mihin muuhun tuottavaan työhön voitaisiin kaikki hukkaan käytetyt resurssit kohdistaa, niin takaisinmaksuaika voidaan tyypillisesti laskea helposti välille 3 ─ 12 kk. Voitaisiinko palavereitakin käydä harvemmin, kun kaikilla on tiedot koko ajan saatavilla?

Resurssien tehokkaamman käytön lisäksi LemonBI:n avulla on mahdollista tehostaa liiketoimintaa, kun pystytään entistä tarkemmin seuraamaan ja ohjaamaan prosesseja. Taustalle tarvitaan erilaisia toiminnallisia tavoitteita, että tiedetään minne tähdätään ja miten lopulta päästään toivottuun tulokseen. Esimerkiksi myynnin seurannassa toiminnallisina tavoitteina voisivat olla asiakaskäyntien määrä, tarjouskanta, tarjousten voittoprosentti ja lopulta myyntikate (kuva alla), jotka johdattavat haluttuun tuloslaskelmaan.

 

 

 

 

 

Kuva: toiminnallisten tavoitteiden seuranta ja liiketoiminnan tehostaminen.

Olipa kyse myynnistä, projektiliiketoiminnasta, tuotannollisesta yrityksestä tai jostain muusta, niin on selvää, että tietoa ja tavoitteita tarvitaan päätöksentekoon ja liiketoiminnan ohjaamiseen. Mikäli etsit tehokasta ratkaisua liiketoiminnan kehittämiseen, niin suosittelen katsomaan tuoreen videomme aiheesta ja ottamaan yhteyttä!  Aiheesta lisää myös nettisivuillamme LemonBI.

Katso LemonBI video tästä.

Ari Karvola

LemonBI konsultti

 

What’s up, Doc?

Otsikon kysymys tuli tutuksi Väiski Vemmelsäären toistamana jo 40-50-luvulla. Tarina ei kerro mistä lause sai alkunsa eikä myöskään sitä, oliko lauseella jotain tekemistä Brian Actonin ja Jan Koumin 2009 julkaiseman WhatsApp:in nimeämisen kanssa. Niin tai näin, me olemme Lemonsoftilla siirtyneet tiedottamisessa WhatsApp-aikaan.

Googlen 2016 tekemän tutkimuksen mukaan 73% suomalaisista käyttää älypuhelinta. Tilastokeskuksen loppuvuonna 2016 tekemän ”Väestön tieto- ja viestintätekniikan käyttö”-tutkimuksen mukaan 56% suomalaisista hyödyntää pikaviestintäpalveluja kuten WhatsAppia. Tutkimuksissa on huomioitu koko väestön ikäryhmät. Eläkeikäisten osalta käyttö on tutkimusten mukaan vähäisempää, joten esimerkiksi työikäisten osalta luvut ovat vieläkin suuremmat. Voitaneen siis todeta, että älypuhelin on valtaosalla mukana joka päivä ja sitä käytetään aktiivisesti.

Tiedottamista oikeaan aikaan ja oikeaan tarpeeseen

Asiakkaamme ovat esittäneen meille Lemonsoftilla toiveita tiedottamiseen liittyen. Olemme aktiivisesti lisänneet viestintää esimerkiksi uutiskirjeiden muodossa ja myös Helpdesk-järjestelmän tiedotteiden kautta. Uutiskirjeiden vastaanottajat ovat yleisimmin pääkäyttäjiä. Tällä olemme päässeet tiedottamisessa kohtuullisen hyvälle tasolle, mutta aina on varaa parantaa, eikä huomenna lähetyksessä oleva uutiskirje auta tiedonsaannissa tänään.

Lemonsoft uutisnurkka

Tästä syystä olemmekin ottaneet käyttöön nopeaksi ja pikaista tiedotusta kaipaavien asioiden tiedotusväyläksi WhatsAppin. Ajatus tästä lähti liikkeelle allekirjoittaneen ja kehitysjohtajamme lounaspöytäkeskustelussa, kun pohdimme miten saisimme parhaiten tiedotettua juuri oikeita henkilöjä asiakasyrityksissämme ja vieläpä oikeaan aikaan. Ratkaisu löytyi ruokalistasta, jossa kehotettiin tilaamaan kyseisen lounasruokalan ruokalistat ja tiedotteet WhatsAppilla. Miksipä samaa ei voisi toteuttaa myös Lemonsoftin käyttöön liittyvissä tiedotteissa!

Liity Sinäkin mukaan – pysyt aina ajan tasalla ajankohtaisissa asioissa!

Näin liityt Lemonsoft Uutisnurkka -WhatsApp jakelulistalle.

  1. Tallenna puhelimesi yhteystietoihin numero 050 337 2415 nimellä Lemonsoft Uutisnurkka.
  2. Lähetä numeroon WhatsApp-viesti ”Haluan liittyä Lemonsoft Uutisnurkka-jakelulistalle”.

Lemonsoft Uutisnurkka on vain jakelulista ajankohtaisille tiedotteille, joten siellä ei voi keskustella eikä kommentoida  mitään.
Jakelulistaa ei käytetä markkinointiin, vaan pelkästään ajankohtaisista asioista tiedottamiseen.
Yhteystietojasi ei käytetä muuhun tarkoitukseen, eikä puhelinnumerosi näy muille jakelulistan osallistujille.

Huomaathan, että saat määriteltyä jakelulistalle omat ilmoitusasetukset puhelimessasi. Jos painat WhatsAppissa Lemonsoft Uutisnurkka kuvaketta, saat esiin valikon, josta voit mykistää keskustelun. Tällöin puhelin ei käytä hälytysääntä, jos Uutisnurkkaan tulee viesti, vaan siitä tulee pelkkä ilmoitus puhelimen näyttöön. Tämä asetus ei vaikuta muihin WhatsApp-keskusteluihisi.

 

Jakke Vyyryläinen
Asiakkuusjohtaja

Kaksi uutta Lemonsoft asiakasta jokainen arkipäivä

Kulunut vuosi 2016 oli Lemonsoftin 10 –vuotis juhlavuosi. Vuosi sai arvoisensa alun kun juhlistimme yli sadan henkilön voimin kymmenvuotista taivaltamme Vanajanlinnassa 6.2.2016.

Lemonsoft jatkoi viime vuonna kasvun polulla. Tavoittelimme noin 6 Meur liikevaihtoa ja hieman ”tahmean” ensimmäisen vuosipuoliskon jälkeen syksy kiritti meidät reiluun 6,4 Meur liikevaihtoon. Kasvua edelliseen vuoteen on näin 20 %. Vaikka kasvu oli viime vuonnakin hyvällä tasolla, olemme pystyneet säilyttämään kannattavuutemme ja näin ollen olemme edelleen turvallinen kumppani asiakkaillemme.

Viime vuoden uusien asiakkaiden määriä katsoessa voidaan todeta, että jokaisena arkipäivänä Lemonsoftin otti käyttöön keskimäärin kaksi uutta yritystä, se on hieno määrä. Vaatii resursseja, että tällainen määrä uusia käyttöönottoja saadaan hoidettua laadukkaasti ja asiantuntevasti. Se vaatii myös osaamista ja antautumista työlle. Rekrytoimme viime vuoden aikana 15 uutta lemonsoftilaista. Meitä on tällä hetkellä 60 innostunutta ja asiantuntevaa henkilöä palvelemassa ja helpottamassa asiakkaidemme arkea. Todettakoon tähän samaan hengenvetoon, että rekrytoimme edelleen osaavaa henkilökuntaa, jotta voimme palvella asiakkaitamme yhä laadukkaammin. Olemmekin jo tänä vuonna rekrytoineet viisi uutta lemonsoftilaista. Nämä henkilöt aloittavat palveluksessamme lähiviikkojen aikana.

Lemonsoftin tuotekehitys on panostanut viime vuonna voimakkaasti selainkäyttöisen LemonOnlinen kehitykseen. Ensimmäiset käyttöönotot tapahtuivat tämän tuotteen osalta heti kesälomakauden jälkeen.

Lemonsoft haluaa turvata asiakkailleen myös laadukkaat ja kustannustehokkaat laitealustapalvelut. Tämän johdosta ostimme elokuussa hostingpalveluita tuottavan Cloud Partners Oy:n osakekannasta 90 %, olimme jo aiemmin omistaneet yrityksestä 10%. Tällä strategisella kaupalla varmistamme edellä mainitun asiakaslupauksemme laadusta ja kustannustehokkuudesta tällä saralla sekä tuotamme laadukkaan alustaratkaisun LemonOnline:lle.

Myöhemmin syksyllä allekirjoitimme kauppakirjan yrityskaupasta, jossa Lemonsoft Oy osti yhden suurimmista jälleenmyyjistämme. Suomen Ohjelmistopalvelu.fi Oy siirtyi 100 %:sti Lemonsoft Oy:n omistukseen 31.10.2016. Tällä yrityskaupalla vahvistimme läsnäoloamme Varsinais-Suomen alueella, saimme uuden toimipisteen Turkuun sekä samalla rautaista osaamista organisaatioomme.

Lemonsoftilla on tällä hetkellä yli 3500 asiakasta ja tilitoimistokumppaneidemme kautta olemme mukana jo yli 15 000 yrityksen arjessa. Alkanut vuosi näyttää tässä vaiheessa viime vuoden vastaavaa ajankohtaa vilkkaammalta. Toivoa sopiikin, että tämä sama koskisi myös mahdollisimman laajasti eri toimialoja meillä Suomessa.

Lopuksi haluan niin omasta kuin Lemonsoft Oy:n puolesta kiittää asiakkaitamme ja kumppaneitamme vahvasta luottamuksesta ja yhteistyöstä. Iso Kiitos kuuluu myös henkilökunnallemme.

Hyvää ja menestyksellistä alkanutta uutta vuotta 2017!

Jari Rättyä
toimitusjohtaja

Askeleet sujuvaan käyttöönottoon

Järjestelmän käyttöönotto – tyypillinen projekti?

Valtava innostus, julmettu hämminki, hitonmoinen sekaannus, järkiintyminen ja ”pelastetaan se, mikä pelastaa voidaan”. Tuo on eräänlainen malli hoitaa projekteja, oli sitten kyseessä rakennuksen peruskorjaus tai ERP-järjestelmän käyttöönotto. Onneksi tällaisiin tapauksiin törmää varsin harvoin.

Projektia ei alkuinnostuksen vallassa muisteta valmistella eikä suunnitella. Sitten kun jossain vaiheessa huomataan, että metsään ollaan menossa, tehdään hätäisiä korjausliikkeitä. Kiireessä tehdyillä korjauksilla saadaan harvoin onnistunutta lopputulosta, lähinnä koetetaan minimoida vahingot.

Tyypillisimmät asiat, jotka voidaan pilata jo projektin alkuvaiheessa ovat aikataulu ja budjetti. Alkuvaiheessa ei ole lainkaan kiire, mutta viimeiset pari viikkoa tehdään yötäpäivää, jotta pysytään aikataulussa. Jos siis (realistista) aikataulua on ylipäätään tehty. Kustannuspuoli on vielä aikatauluakin mielenkiintoisempi kokonaisuus, alkupään säästö voi aiheuttaa loppupäässä merkittäviä lisäkustannuksia, mutta toimii myös toisinpäin; alkupään löyhä kustannuskuri voi aiheuttaa loppupäähän merkittäviä haasteita tai kustannusten ylityksiä. Jos siis ylipäätään on alussa aikataulutettu tai budjetoitu.

Tämän voi tehdä myös toisin

Yleinen määritelmä toteaa projektin olevan tarkasti suunniteltu, ainutkertainen hanke ennalta määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi, asetetussa budjetissa ja aikataulussa pysyen. Oppikirjamaisesti projekti voidaan jakaa neljään päävaiheeseen; suunnittelu, käynnistäminen, toteutus ja päättäminen. Päävaiheet, erityisesti toteutus, jaetaan useampiin alivaiheisiin. Yksittäisenä kokonaisuutena toteutus on usein liian iso pala hallittavaksi, siksi se on viisasta jakaa osiin.

Pelkkä vaiheistus ei kuitenkaan riitä. Aikataulu, budjetti, roolit, vastuut ja riskienhallinta ovat myös tärkeitä huomioida. Projektipäällikön merkitys on myös erittäin tärkeä, erityisesti projektin onnistumisen ja aikataulussa pysymisen näkökulmasta. Kaikkien edellämainittujen ohi, mielestäni tärkeimmäksi asiaksi onnistuneessa projektissa nousee kuitenkin yksi asia; tavoite – mitä ylipäätään tavoitellaan ja millä ja miten mitataan, että tavoite on saavutettu.

Ensimmäinen askel – Määritellään tavoitteet

Kun muutosta tai jotain uutta lähdetään suunnittelemaan, ensimmäinen kysymys pitäisi olla miksi? Miksi tähän ryhdytään ja mitä tavoitellaan? Miksi lähdetään lenkille? Tavoitellan parempaa peruskuntoa tai pienempää lukua vaa’alla tai horisontissa siintää ajatus osallistumisesta maratonille joskus. Ok, mutta ei vielä kovin konkreettista. Kun edellä mainittuihin ajatuksiin lisätään luvut ja aikataulu, saadaan oikeat tavoitteet ja karkea suunnitelma, joka sitten aikataulutetaan ja konkretisoidaan; tavoitteena on juosta maraton heinäkuussa 2018 loppuaikaan 4:50, välitavoitteen ollessa puolimaraton Helsinki City Runissa toukokuussa 2017.

Sama ajatusmalli sopii hyvin myös toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon. Miksi vaihdetaan? Halutaan nykyistä uudenaikaisempi ratkaisu, halutaan karsia manuaalisia työvaiheita, halutaan parempi raportointi, tavoitellaan liikevaihdon kasvua kasvattamatta toimihenkilöiden lukumäärää. Hyviä tavoitteita, mutta se konkretia. Konkretisoidaan siis em. ajatukset tavoitteiksi:

  • järjestelmä käyttöön tilikauden 2018 alusta
  • tekninen ratkaisu sellainen, jonka käyttöikä ja tuki jatkuu 10 vuotta
  • käytettävissä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta myös mobiilisti
  • x ja y raportit reaaliaikaisesti, ilman excel-jumppaa
  • kokonaisjärjestelmän avulla toimintamalli niin, että edellisen kuun tulos on selvillä kuukauden 7. päivä
  • laskutus- ja tilaus/toimitusprosessi järjestelmän avulla siten, että liikevaihdon budjetoitu 17% kasvu (oletuksena sama kasvuprosentti käsiteltävien tilausten määrässä) voidaan hoitaa nykyhenkilöstöllä -> tilauksen käsittelyn nopeutus x%
  • Toimitusvarmuuden kasvu 10%-yksikköä, tavoite 95%

Nyt on konkreettisia numeroita, tavoitteita ja lähtökohdat mittareille. Sitten vaan toteuttamaan, eikös!

Toinen askel – Aikataulutetaan, resursoidaan ja budjetoidaan

Eipäs sentään, ei toteuteta vielä. Ensimmäinen, vaikein askel on lenkille lähdössä on nyt otettu, lenkkarit on jalassa. Lämmitellään vielä hetki ja mietitään reitti valmiiksi, ennen kuin aletaan juoksemaan. Jaa niin, sykemittari myös mukaan.

Realistinen aikataulu: usein ajatellaan, kyllähän me tämä 2 viikossa otetaan omatoimisesti käyttöön. Joiltain osin voi näin ollakin ja paljon omaa työtä vaaditaan käyttöönoton aikana, mutta realismia peliin. Mielummin kannattaa varata enemmän aikaa kuin liian vähän. Käyttöönottoon liittyvät työt tulevat kuitenkin yleensä ”normitöiden” päälle, joten realisti kannattaa olla. Hyvä nyrkkisääntö on, että yhtä toimittajan pitämää käyttöönottopäivää kohden asiakkaan on hyvä varata 2,5-3 päivää omaa työtä. Käyttöönottopalveluissa ei myöskään kannata liikaa pihistellä, käyttöönottopäivien kulut maksavat itsensä takaisin lisääntyneenä tehokkuutena ja henkilöstön osaamisena nopeasti. Kun osaaminen on kohdallaan, myös mahdollinen muutosvastarinta on merkittävästi pienempää.

Kolmas askel – Toteutetaan

Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Vääräleuka voisi kommentoida, että hyvin suunniteltu on aloittamista vaille valmis. Niin tai näin, toteutusvaiheessa korostuu projektipäällikköjen (niin asiakkaan kuin toimittajienkin) sekä projektiryhmän osuus. Kun asiat hoidetaan säntillisesti puolin ja toisin ja raportoidaan säännöllisesti projektipalavereissa mahdolliset poikkeamat ja sovitaan kuinka ne hoidetaan, pysyy projekti aikataulussa ja kustannuksissa.

Toteutusvaihe on yleensä aikataulullisesti pisin ja toiminnallisesti laajin. Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii paljon työtä kaikilta, myös yrityksen johdolta – johdon sitoutumisen ja esimerkin voimaa ei voi väheksyä. Uusi järjestelmä merkitsee yleensä myös jonkinlaisia muutoksia yrityksen toimintatavoissa, nämä muutokset tulee koko henkilöstön omaksua.

Toteutusvaihetta ja vastuuta ei myöskään saa irrottaa operatiivisesta vastuusta. Avainhenkilöiden täytyy olla alusta asti vahvalla panoksella mukana ja sitoutuneita uuteen järjestelmään ja mahdollisiin toimintamallien muutoksiin.

Toteutuksen edetessä pitää myös olla realisti. Kakkosvaiheen aikatauluun voi tulla erinäisistä syistä muutoksia, jotka pitää hyväksyä. Tällöin projektin muutoksenhallinta on avainasemassa. Lähtökohtaisesti pidetään aikataulusta kiinni ja muutokset siihen tehdään vain erittäin perustelluista syistä, mutta on tilanteita, joissa on paljon fiksumpaa siirtää käyttöönottohetkeä kuukaudella kuin yrittää väkisin tehdä ”puolivillainen” lopputulos alkuperäisen aikataulun puitteissa.

Neljäs askel – Mitataan

Aikataulussa pysyttiin ja kokonaisuus saatiin määräpäivään mennessä kokonaisuudessaan käyttöön. Kun tehtiin viimeiset 2 viikkoa 14 tunnin päiviä myös viikonloppuisin. Ja silti on hankalampaa kuin ennen. Niinhän se on ensimmäisten viikkojen ajan, erityisesti jos loppuvaiheessa on tullut kiire.

Hyötyjen mittaaminen kannattaakin tehdä pidemmällä aikataululla. Pääsääntöisesti voi sanoa, että on kohtuutonta odottaa maksimitehoja ja –hyötyjä heti. Hyödyt tulevat yleensä vaiheittain, ensimmäisten kuukausien aikana nähdään tyypillisesti jotain konkretiaa, mutta isoimmin hyödyt tulevat puolen vuoden, vuoden jänteellä käyttöönotosta. Silloin on omaksuttu uudet toimintatavat ja muutenkin on saavutettu tietty rutiini toiminnassa.

Käyttöönoton onnistumisen mittaaminen kannattaakin tehdä useammassa kohtaa. Heti projektin päättämisen jälkeen mitataan projektin onnistuminen; saatiinko ensimmäisessä askeleessa kuvattu kokonaisuus käyttöön aikataulussa. Muita alkuvaiheen tavoitteita kannattaa mitata kk-tasolla – silloin nähdään, missä vaiheessa todelliset hyödyt alkavat realisoitumaan. Jos alun esimerkin toimitusvarmuus on ollut keskimäärin 85%, niin ensimmäisen kk:n aikana se voi jopa pudota. Tärkeintä on, että toisena kuukautena päästään samaan kuin aiemmin ja siitä prosentti kerrallaan eteenpäin. Jos 10%-yksikön parannus saavutetaan vaikkapa puolessa vuodessa, voi sekä projektiryhmä että koko henkilöstö onnitella itseään hyvästä suorituksesta. Ja vielä isommat tavoitteet, kuten mainittu liikevaihdon kasvutavoite henkilömäärää lisäämättä päästään mittaamaan vasta, kun tilikausi päättyy. Toki ennustetta voi, ja pitääkin seurata jo matkan varrella.

Summarum

Ohjelmiston onnistunut ja sujuva käyttöönotto on mahdollista, kun määritellään tavoitteet ja toimitaan suunnitelmallisesti. Se vaatii työtä, mutta kun työ on tehty oikein, myös onnistuminen on taattu. Kokonaisuudesta saadaan toimiva ja käyttäjät oivaltavat hyödyt ja sitoutuvat käyttöön. Ja sitten vaan mennään seuraavat 10 vuotta.

Ehkä ei sittenkään. Kun käyttöönotto on tehty ja järjestelmää on käytetty jonkin aikaa, kannattaa alkaa miettimään käyttöönoton tehostamista – jatkokehitysprojektia. Matkan varrella liiketoimintaan tai –ympäristöön tulee muutoksia, ja jotta täydet hyödyt saadaan jatkossakin, kannattaa aika ajoin herätellä ajatusta; ”tätähän kannattaa kehittää ja laajenta”. Vaihdetaanhan autoonkin uusia renkaita ja tehdään muitakin huoltotoimia säännöllisesti.

Jakke Vyyryläinen
Asiakkuusjohtaja
Lemonsoft Oy