Toimme uuden raportoinnin ensimmäisen kerran käyttöösi kesäkuun 2014 versiossa. Laajemmin toimme raportit käyttöösi tammikuun 2015 versiossa.

Kiitos tähän mennessä saamastamme palautteesta! Saimme Dynaamisiin raportteihin liittyen satakunta kehitysideaa ja näistä lähes kaikki päätyivät kehityslistalle. Kehitämme Dynaamista raportointia jatkuvasti ja tästä käyttäjätiedotteesta voit lukea mihin asioihin suuntaamme kehitystä tänä vuonna.

Miksi luovuimme Crystal Reportsin käytöstä? Kirjoitin aiheesta blogin, jonka voit lukea tästä.

Jaathan tämän tiedotteen organisaatiosi Lemonsoft-käyttäjille.

Raportointikausi

Eniten palautetta saimme raportointikauden puuttumisesta, tulevassa versiossa tuki on mukana.

Aiemmin raportointikausia oli yksi, mutta nyt voit ottaa käyttöön oman raportointikauden eri osa-alueille. Meneehän esimerkiksi kirjanpidon raportointi usein eri rytmissä kuin vaikkapa myyntitilastojen.

Kun päivität uuden version, toimii raportointikausi kuten aiemminkin eli valitset sen pääruudun alareunasta. Raportit ehdottavat pvm-rajaukseksi antamaasi raportointikautta. Asetus koskee nyt yrityksen kaikkia käyttäjiä. Aiemmin asetus oli henkilökohtainen.

Raportointikausi1

 

Kuva: Raportointikauden valinta pääruudulla.

Voit siirtyä usean raportointikauden käyttämiseen muuttamalla toimintokeskuksen parametrin Lemonsoft-ohjelmat | REPORTPERIOD arvoon 1. Tällöin alaosan raportointikausi tarkoittaa kirjanpidon raportointikautta. Kun klikkaat sanaa Kirjanpitokausi, pääset määrittelemään muut kaudet. Nämä löytyvät myös yritystiedoista.

Raportointikausi2

 

 

 

 

 

 

 

Kuva: Käytössä useita raportointikausia.

Kausien päivämäärät ovat siis oletusrajauksia eri ohjelmille. Kirjanpito kirjanpidon raporteilla, palkanlaskenta palkanlaskennan raporteilla ja osakirjanpidot niille ohjelmille, joista siirretään tietoa kirjanpitoon. Näitä ovat esimerkiksi laskutus ja ostoreskontra. Osakirjanpito toimii raportointikautena johdon raporteille. Muut valinta koskee sitten muita sellaisia raportteja, joissa annetaan alku- ja loppupäivämäärä.

Vanhat raportit

Moni asiakkaistamme on räätälöinyt raportteja omaan käyttöön joko itse tai tilannut muutokset meiltä. Tuemme vanhoja (Crystal Reports) raportteja vuoden 2016 loppuun. Tämänkin jälkeen raportit ovat vielä käytettävissä, mutta osa raporteista saattaa tietokantamuutosten takia vaatia muokkausta.

Vanhat raportit ovat vielä käytössäsi. Voit tulostaa ne erillisen käyttöliittymän kautta tai sitten samasta paikasta kuin aiemmin.

Saat erillisen käyttöliittymän suosikkeihin omalla toiminnolla Lisää LemonsoftReports.exe. Toiminto löytyy Suosikit-ikkunan työkaluriviltä.

LemonsoftReports

 

 

 

 

 

 

 

Kuva: Erillisen vanhojen raporttien käyttöliittymän lisääminen suosikkeihin.

Kun valitset valikosta vaikka toiminnon Taloushallinto Raportit Avoimet laskut, tulostaa ohjelma uuden raportin mikäli sellainen on saatavilla. Jos kuitenkin haluat että tästä valikosta tulostuu vielä vanha raportti, tee määrittely Toimintokeskuksessa. Etsi toiminto puusta ja rastita optio Crystal tuloste. Tämän jälkeen raportti tulostuu kuten aiemminkin.
CrystalTulosteKuva: Toimintokeskuksesta voit määritellä tulostuuko vanha vai uusi raportti. Crystal tuloste tarkoittaa vanhaa raporttia.

Raporttien rajaukset ja tulostusnopeus

Joistakin raporteista puuttui tärkeitä rajauksia, jotka lisäämme seuraavaan versioon. Puutteen esittäneet saivatkin kuittauksen toteutuksesta sähköpostiin.

Käytämme rajauksissa raportointityökalun (SQL Server Reporting Services, SSRS) omaa kontrollia. Esimerkiksi päivämäärään voi kirjoittaa mitä tahansa, eikä käytettävissä ole pikavalintaa kuten aiemmassa raportoinnissa. Emme ole tältä osin tekemässä kehitystä Lemonsoftin työpöytäversioon (desktop). Sama koskee rajausten tallennusta, joka oli aiemmin mahdollista. Asetus koskee nyt yrityksen kaikkia käyttäjiä. Aiemmin asetus oli henkilökohtainena.

Molemmat edellämainituista asioista ovat kuitenkin uuden raportointiportaaliin työlistalla. Raportointiportaali on tarkoitus julkaista tänä vuonna, mutta tarkempi julkaisuajankohta on vielä päättämättä.

Moni Dynaamisista raporteista tulostui heti valinnan jälkeen. Tämä aiheutti turhaan hitautta tulostamisessa, kun oletusrajaukset olivat ajoittain vääriä. Näitä korjauksia on tehty useaan raporttiin ja raportointikausikin helpottaa ja nopeuttaa tulostusta. Muutenhan Dynaamiset raportit ovat huomattavasti aiempia nopeampia tehokkaamman datakäsittelyn takia.

Vanhoilla raporteilla toteutus lähti siitä, että kaikki data haettiin tulostuksen yhteydessä palvelimelta työasemalle. Tämä hidasti raportin tulostamista, mutta toteutus mahdollisti omien rajauskenttien lisäämisen ilman räätälöintiä. Nyt tämä ei ole mahdollista, eikä tukea ole tarkoitus toteuttaakaan. Omat rajaukset vaativat jatkossa raporttipohjan muokkausta.

Raporttien muokkaaminen itse

Raporttien muokkaaminen itse on teknisille henkilöille helppoa ja työkalutkin ovat ilmaisia. Aiheesta lisää blogissa.

Lomakkeet ja sähköpostiosoitteet

Olemme saaneet jonkin verran palautetta siitä, että sähköpostiosoitetta ei enää voi valita listasta. Raporteillahan tämä ei ollut mahdollista aiemminkaan, mutta lomakkeilla oli. Uudet Dynaamiset lomakkeet julkaistaan tänä vuonna ja samalla mukaan tulee sähköpostilistatuki, kunhan tulosteella käytettävä asiakas on tiedossa ja yhteyshenkilöille on tallennettu sähköpostiosoitteet. Uusien lomakkeiden mukana julkaisemme lomakemäärittely-toiminnon, jolloin voit muokata lomakkeita ilman räätälöintiä.

Lomake

Kuva: Lomakemäärittelyt.

 

Oletusraporttipohja

Oletusraporttipohjaa ei tällä hetkellä voi valita, mutta ominaisuus on tärkeä, erityisesti lomakkeiden osalta. Lisäämme oletusraporttipohjan tuen tämän vuoden aikana.

Info-tieto raporteille

Vanhoilla raporteilla oli mahdollista antaa vapaata tekstiä info-kenttään ja tieto tulostui raportille. Ominaisuus on tärkeä etenkin taloushallinnon raporteilla. Lisäämme tuen tulevaan versioon.

Haku

Uudet raportit sisältävät hyvän hakutoiminnon, mutta tätä eivät kaikki teistä ole vielä huomanneet. Haku löytyy raportin työkaluriviltä. Syötä kenttään hakutieto ja valitse Find-toiminto. Next löytää hakuehtoon sopivan kohdan löydyttyä seuraavan esiintymän, eli pystyt selaamaan hakemalla löydettyjä kohtia eteenpäin.

ssrs_haku

 

Kuva: Haku toiminto raportin esikatselussa.

Värien käyttö

Lähtökohtana uusille raporteille oli värien käytön salliminen silloin, kun raporttia pääasiassa tarkastellaan näytöllä, tai se viedään esimerkiksi Exceliin. Pelkästään tulostettavaksi tarkoitetut tulosteet, kuten esimerkiksi tosite, ovat mustavalkoisia.

Olemme saaneet jonkin verran palautetta värien käytöstä ja teemme tulevaan versioon muutamia muutoksia niihin. Tiesithän, että kaikissa tulostinajureissa on mahdollisuus tulostaa mustavalkoisena tai harmaasävyisenä, jolloin myös tulostimen värejä säästyy.

Tulostuskieli

Tällä hetkellä raportit tulostuvat käyttäjän kielen mukaan. Lisäämme raporteille tulostuskielivalinnan, kuten vanhoillakin raporteilla oli. Lisäys tapahtuu samalla, kun tuomme Dynaamiset lomakkeet ohjelmaan tämän vuoden aikana.

Grafiikan käyttö kirjanpidollisissa raporteissa

Myyntisaamisista ja ostoveloista tuli ruusuja ja risuja grafiikan osalta. Itse en grafiikka poistaisi, koska se ei raporttia hidasta, ei vie tilaa ja antaa nopean yleiskuvan. Päinvastaisista mielipiteistä ottaisin mielelläni perusteluja.

Raporttijonot ja automatisointi

Automatisoinnin osalta luotamme SSRS:n mukana tuleviin ominaisuuksiin. Tämä tosin vaatii SQL Server Standardin käyttöönottoa.  Lemonsoftin omilla pilvialustoilla onkin käytössä SQL Serverin Standard versio.

Kehitämme automatisoinnin hallintaan helpomman käyttöliittymän, jolloin asia ei vaadi teknistä osaamista. Aikataulu on tosin vielä auki, koska ensin teemme uuden raportointiportaalin, johon tämä ominaisuus on tarkoitus lisätä.

Tuki Excel-tiedonviennille

Crystal Reportsin aikakautena lähtökohtana oli, että Lemonsoft oli useimmiten asennettu paikallisesti. Raportin esikatselussa oli Excel-painike, joka vei raportin suoraan Exceliin, mikäli ohjelma oli asennettu. Nyt lähtökohtana on että ohjelmat on asennettu pilvipalveluun, eivätkä käyttäjän paikalliset ohjelmat ole tällöin käytettävissä. Tämän takia tieto tulee nyt ensin viedä tiedostoon ja avata sen jälkeen erikseen. Tämä hiukan hidastaa käyttöä, mutta pohdimme, miten asia on paras ratkaista jatkossa.

Vanhojen raporttien excel-viennistä tuli paljon kritiikkiä, koska sarakkeet eivät usein asettuneet oikein Ecxelissä. Uusissa raporteissa tiedon vienti on aivan eri tasolla kuin aiemmin, ja jopa raporttien porautumiset toimivat myös Excelissä.

Yhteenveto

Kehitimme vanhoja raportteja aktiivisesti kuutisen vuotta, jonka jälkeen raportit jäivät enemmän tai vähemmän ennalleen. Uusia Dynaamisia raportteja olemme kehittäneet nyt vuoden verran ja kehitys jatkuu voimakkaana. Tavoitteemme on antaa liiketoiminnallesi hyvät seurantavälineet, joiden avulla liiketoimintasi kehittyy edelleen.

Laitelkaapa kehitysideoita jatkossakin ja saa minulle laittaa suoraankin palautetta sähköpostiin.

Terveisin

Kari Joki-Hollanti
Kehitysjohtaja
kari.joki-hollanti@lemonsoft.fi