Usein kuultua: ”Kuinka kauan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto yleensä
kestää – tällaisessa samankaltaisessa projektissa kuin tämä meidän on?”

On mahdotonta antaa tyydyttävää vastausta – ehkä rauhoittava korkeintaan.
Aika ei ole ainoa tekijä projektin onnistumisessa, mutta merkittävässä roolissa.

Jos kyseessä on vähänkään laajempi tai jopa kaikki yrityksen toiminnot kattava
käyttöönotto, saa unohtaa haaveet kolmen kuukauden aikataulusta. Tai toki se
voi jollakin tasolla onnistua, mutta valmista ei siinä ajassa saada. Koko yrityksen
kattava ERP-projekti ottaa varmasti vähintään vuoden, että kaikki toiminnot
ovat käytössä tyydyttävästi. Harva yritys on onnistunut laajamittaisessa
käyttöönotossa alle vuoden aikataululla. Harva.

Käyttöönotto eilen…

”Mikä siinä niin kauan kestää?! Softa koneeseen ja aletaan käyttää – me
ollaan käytetty näitä Windows-ohjelmia jo pitkään. Näähän on samanlaisia
suurin piirtein kaikki.”

Hyvä lukija, älä loukkaannu yllä olevasta kommentista, jos se tuntui olevan kuin
omasta suustasi. Se on tullut useammasta suusta kuin arvaatkaan. Ja se on ihan
ok. Mutta ei ole ok tarttua siihen ajatukseen.

Paljon on tehtävää: koulutuksia, tietojen siirtoa ja tarkistuksia, toimintatapojen
muuttamista. Ja samalla pitäisi vielä pyörittää liiketoimintaa.

Ei tässä mitään kiirettä…

Jos lähdetään liikkeelle siitä, että kannattaa varata vuosi aikaa tyydyttävän
tuloksen saavuttamiseksi, onko olemassa ylärajaa projektin kestolle?

On.

No, voihan sitä tietysti venyttää ihan loputtomiin asti, mutta jos aikaa alkaa olla
mennyt jo yli kaksi vuotta, jotain on todennäköisesti tehty väärin.

Lisäksi on vaikeaa enää saavuttaa terävintä hyötyä, jos aikaa kuluu yli kaksi
vuotta. Mielenkiinto ja innostus alkavat hiipua. Ei löydy enää tarpeellista draivia ja
omistautumista. On vaikea pitää projektia korkealla prioriteeteissa. Maailma
muuttuu.

Ehkä voitaisiin sanoa, että tavoiteltava aika on jossain vuoden ja kahden
puolessavälissä. Mutta ei siihenkään kannata tuudittautua – on hyvä pyrkiä
tuloksiin jo alkuvaiheessa projektia. Hyvät tulokset joillakin osa-alueilla antaa
rutkasti potkua jatkolle.

Jos puolitoista vuotta kuulostaa kovalta aikataululta, niin ei se oikeasti ole –
isossakaan projektissa.

Nopea aikataulu on välttämätöntä – miksi?

Jos hiilet loppuvat, juna pysähtyy.

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän ottaa käyttöön ihmiset, jotka pyörittävät
yrityksen toimintaa, joka on prioriteetti ykkönen – ja kokopäivätyötä jo
itsessään. Käyttöönotto on siis ylimääräistä työtä kaiken tämän lisäksi.

Jos projekti jatkuu liian pitkään, alkaa into hiipua. Tulokset näyttävät kaukaisilta,
ei näy valoa tunnelin päässä. Mutta jos käyttöönoton aikataulu tehdään tiukaksi,
nähdään tuloksia nopeammin.

”It’s all about priorities”

Olisi epärealistista kuvitella, että ERP-projekti voisi olla korkealla prioriteetilla
kovin pitkään, kahta tai kolmea vuotta. Ja kun prioriteetti alkaa tippua, alkaa
myös onnistumisen mahdollisuudet tippua.

Paras lopputulos saadaan, kun projekti on korkealla prioriteetilla ja viedään läpi
nopeasti. Sen jälkeen on aika ottaa uudesta toiminnanohjausjärjestelmästä täysi
hyöty, rakentaa liiketoiminta sen päälle – koko ajan paremmin ja paremmin.

Odottamattomat muutokset

Odottamattomia muutoksia voi olla kahdenlaisia; muutokset henkilöstössä tai
muutokset toimintaympäristössä. Näistä voi muodostua myös uhka ERP-
projektille.

Muutokset henkilöstössä:

Projektia vetää taitava, innostunut henkilö. Eräänä päivänä hän ilmoittaakin
lähtevänsä ”uusiin haasteisiin”. Tilalle tulee uusi henkilö, joka on projektin
kannalta arvoitus. Tämän henkilön suhtautumisella projektiin on ratkaiseva
merkitys sen onnistumisen kannalta. Voi olla, että tätä henkilöä ei paljoa
kiinnosta koko ERP, joka voi johtua siitä, että hän ei ymmärrä mitä ollaan
tekemässä ja miksi.

Muutokset toimintaympäristössä:

Yrityksen toiminta kasvaa äkisti; ”Nyt on liian kiire käyttöönotolle”. Tai yrityksen
toiminta hiipuu äkisti; ”Meillä ei ole varaa tähän”.

Tällaiset muutokset vaikuttavat varmasti nopeankin aikataulun projektiin, mutta
sitä varmemmin pitkäksi venyvään projektiin.

Aikataulusta lipsuminen

ERP-projektien kaltaisissa isoissa projekteissa aikataulut helposti lipsuvat.
Aikatauluun vaikuttaa tietysti moni tekijä; suunnittelu, asennukset, tietojen
siirrot, koulutukset jne. Eikä pelkästään yrityksen omasta toiminnasta johtuvat,
vaan yhtä lailla toimittaja tai kolmannet osapuolet voi omalla toiminnallaan
aiheuttaa aikataulun lipsumista.

Kokemukset kuitenkin osoittavat, että tiukka ja aggressiivinen aikataulu lipsuu
epätodennäköisemmin kuin mukavan väljä, kiireetön aikataulu.
Liberty

Hyödyt

Mitä pidempi aika kuluu, sitä pidemmälle lykkääntyvät saatavat hyödyt.

Jos jokainen ylimääräinen kuukausi projektissa voi tuoda suuriakin
lisäkustannuksia, mieti mitä vuoden tai vuosien venyminen maksaa. Nopea
käyttöönoton aikataulu on tästäkin syystä erittäin toivottavaa.

Onko se mahdollista? Lähes aina on.

”The Three Knobs”

Nyt otetaan lyhyesti käsittelyyn ”kolme säädintä” Thomas F. Wallacen
innoittamana.

Projektinhallinnassa on kolme määrällistä muuttujaa; työmäärä, aikamäärä ja
resurssien määrä työn suorittamiseksi. Ajattele näitä kolmena säätimenä.

Kaksi näistä säätimistä voidaan asettaa vakioksi ja kolmatta liikutellaan.

1. Työmäärän voidaan ajatella olevan vakio. ERP-projektissa on tietty määrä työtä, joka yksinkertaisesti on tehtävä.
2. Aikamäärän voidaan myös ajatella olevan vakio. Päätetään, että käyttöönotto tehdään 18kk kuluessa.
3. Resurssien määrä on näin ollen muuttuva. Kun resurssien määrä säädetään oikealle tasolle, tarvittava työmäärä saadaan tehtyä määritellyssä ajassa.

Entä jos resurssien määrää ei pystytä lisäämään?

Joskus näin on. Voi olla, että ei ole tarpeeksi rahaa tai organisaatio on niin ohut,
että työvoimaa ei vain voi irrottaa tarpeeksi käyttöönottoprojektiin.

Se oli siinä sitten? Ei välttämättä.

Ratkaisu voi olla tällöin ns. Quick-Slice käyttöönotto; otetaan ensin käyttöön
tärkeimmät osat, jotka vaikuttavat toimintaan tai auttavat parantamaan sitä.
Tämä voidaan yleensä tehdä todella nopeasti, ehkä kolmesta kuuteen kuukautta
kestävänä projektina.

Kun ensimmäinen Quick-Slice on tehty onnistuneesti, siirrytään seuraavaan.

Summarum.

Tehdäänpä ERP-käyttöönotto koko yritystoiminnan laajuisesti tai pienemmissä
osissa, agressiivinen aikataulu on lähes aina avain onnistuneeseen
käyttöönottoon.

– Juha Kalliola, ERP-konsultti