LemonFiles älykäs tiedonhallinta

LemonFiles älykäs tiedonhallinta

LemonFiles on pilvipohjainen ratkaisu tiedonhallintaan. LemonFilesilla hallitset organisaatiossasi olevia tiedostoja niiden sisällön ja merkityksen avulla.

Kuva: LemonFiles selainkäyttöliittymässä

Aina saatavilla

LemonFiles tallentaa tiedot pilvipalveluun. Tiedot voivat olla mitä tahansa muotoa kuten asiakirjoja, kuvia tai vaikkapa videoita. Pilvipalvelu on suunniteltu isojen tietomäärien tallentamiseen, joten esimerkiksi kuvien koossa ei tarvitse pihistellä. Voit käyttää tietoja paikasta ja ajasta riippumatta kunhan käytössäsi on Internet-yhteys, sekä älypuhelin, tablet, tai tietokone.

Pilvipalvelun tuottaa Microsoft Azure, joka on luotettava ja skaalautuva alusta. Tietosi tallennetaan turvallisesti ja käytettävissä on loputtomasti tallennustilaa. Tietosi tallennetaan EU:n alueelle.

Kuva: Tuotantotyön kuvat löytyvät LemonFilesista.

Integroitu

LemonFiles on osa Lemonsoft-kokonaisuutta. Voit kytkeä dokumentit LemonFilesin avulla kaikkiin Lemonsoftin pääohjelmiin kuten esimerkiksi asiakkaisiin, nimikkeisiin, tilauksiin, projekteille tai tuotantotöille.

LemonFilesiin tallennetut tiedostot ovat työasemaversion lisäksi käytettävissä LemonOnlinessa. Tämä tekeekin LemonFilesista luonnollisen ja parhaan tiedostojen tallennuspaikan Lemonsoft-käyttäjille.

Kuva: Esimerkki metatiedoista

Tiedon hallintaa metatiedon avulla

Tietojen sijainnilla ei enää ole merkitystä kuten esimerkiksi perinteisessä tiedostopohjaisessa järjestelmässä, missä kansio määritteli tiedoston käyttötarkoituksen.

Voit liittää tiedostoon vapaasti metatietoa, jonka avulla pystyt luokittelemaan ja yhdistämään tiedoston haluamallasi tavalla eri asioihin ja käsitteisiin. Metatiedon vapaa määrittely ja käyttäminen takaa, että LemonFiles palvelee tarpeitasi riippumatta tilanteesta, tai siitä, mitä teet. Tiedonhallinnan kannalta tiedoston asiayhteys korostuu ja tieto löytyy nopeasti ja loogisesti, kun pystyt hakemaan tietoa eri asiayhteyksien pohjalta.

Kuva: Esimerkiksi asiakas- ja toimittajasopimusten listaaminen onnistuu helposti.

Helposti löydettävissä

Kun tyypität ja linkität tiedostot asiayhteyteen, löydät ne helposti. Tehokkaan hakumoottorin avulla voit hakea tiettyyn ohjelmaan ja tietyn tyyppiset dokumentit. Vapaan haun avulla löydät dokumentit tiedoston nimen tai sen osan perusteella.

Kuva: Käyttöoikeuksien lisääminen tiedostolle selainkäyttöliittymällä

Suojaa tiedot

Voit määritellä tiedostoille näkyvyys- ja tietosuojaominaisuuksia. Voit määritellä henkilön roolitasolla, mitä tiedostoja hän ja muut saman roolin omaavat henkilöt saavat nähdä. Voit myös määritellä tiedoston näkymään oman organisaatiosi ulkopuolelle. Tästä on hyötyä esimerkiksi silloin, kun haluat jakaa alihankintatyöhön liittyvät piirustukset toimittajallesi.

Kuva: Tiedostot ovat selkeänä listana, josta näet kuka tiedostoa on viimeksi muokannut ja koska.

LemonFilesin hyödyntäminen

Voit hyödyntää LemonFilesia esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

Dokumenttien hallinta

Tallenna kaikki dokumenttisi LemonFilesiin ja luokittele ne metatiedon avulla. Tiedot löytyvät helposti ja ovat kaikkien saatavilla määrittelemiesi käyttöoikeuksien puitteissa.

Kun otat tiedoston muokkaukseen, tiedosto muuttuu varatuksi, eivätkä muut käyttäjät voi muokata sitä samaan aikaan. Tämä takaa sen, ettei yhteisen tiedoston käsittelyssä synny ristiriitoja ja tieto pysyy ehyenä.

Kun organisaatiosi kaikki tiedostot ovat samassa paikassa, on niistä kaikille käytössä uusin versio, eikä tiedostoja ole siroteltuna omille tietokoneille tai lähiverkon palvelimien eri kansioihin. Kaikki pääsevät myös tiedostoihin käsiksi mistä ja milloin tahansa. VPN-yhteyksiä, palomuurien puhkomisia, tai muita taikatemppuja ei tarvita, pelkkä Internet-yhteys riittää. Tietoturva on silti korkealla ja luotettavalla tasolla.

Tuotedokumentit

Voit tallentaa tuotteeseen liittyvät esitteet, tuoteselosteet, CAD-kuvat ja muut vastaavat LemonFilesiin. Näet yksittäiseen tuotteeseen liittyvät dokumentit suoraan nimikkeen tiedoista. Metadataa hyväksi käyttämällä dokumentit voidaan lajitella ja ryhmitellä myös harvinaisempien tarpeiden mukaan.

Sopimukset

Liiketoimintaan liittyy paljon erilaisia sopimuksia toimittajien, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Kun tallennat sopimukset LemonFilesiin, löydät ne nopeasti haluamasi asiayhteyden mukaan ja uusin sopimus on aina tallessa. Käyttöoikeuksia määrittelemällä saat jaettua sopimukset oikeiden henkilöiden kanssa.

Projektidokumentaatio

Projekteihin liittyy tyypillisesti paljon dokumentaatiota. Voit tallentaa projektin muistiot ja muut dokumentit LemonFilesiin, jolloin projektidokumentit ovat koko projektitiimin nähtävillä ja käytettävissä selkeässä näkymässä. Voit myös parantaa projektisi läpivientiä, jos jaat projektin dokumentit myös projektiin osallistuville asiakkaan henkilöille.