Järjestelmän käyttöönotto – hanke from hell?

Sarkastisesti tyypillistä projektia voisi vaiheistaa seuraavasti: Valtava innostus, julmettu hämminki, hitonmoinen sekaannus, järkiintyminen ja ”pelastetaan se, mikä pelastaa voidaan”. Onneksi tuo on sarkasmia, mutta kyllä vitsissä on myös totuuden siemen.

Tyypillisesti käyttöönottoa ei alkuinnostuksen vallassa muisteta kunnolla valmistella eikä suunnitella tai aikatauluttaa realistisesti,  ja kun sitten jossain vaiheessa huomataan, että metsään ollaan menossa, tehdään hätäisiä korjausliikkeitä. Kiireessä tehdyillä korjauksilla saadaan harvoin onnistunutta lopputulosta, lähinnä koetetaan minimoida vahingot.

Tyypillisimmät asiat, jotka voidaan pilata jo ennen hankkeen alkua ovat aikataulu, budjetti ja suunnitelma (tai sen puute). Tehdään epärealistiset tavoitteet, eikä mietitä kokonaisuutta tai määritellä tavoitteita.

Olemme Lemonsoftilla määritelleet 14 kohdan listan, joita noudattamalla meidän kokemukseemme ja asiakaskunnastamme saatuun palautteeseen perustuen hanke saadaan valmisteltua ja vietyä maaliin kunnialla. Tässä blogissa käydään läpi ensimmäistä kohtaa, joka tulee huomioida etukäteen, parhaimmillaan jo hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa tai järjestelmän valintaa. Seuraaviin listan asioihin palataan tulevaisuudessa jatko-osissa.

Tärkein asia – tavoitteet

Sanotaan, että tavoite ilman suunnitelmaa on vain unelma. Tämä sopii hyvin myös järjestelmähankkeeseen.

Ensimmäinen asia onnistuneessa järjestelmähankkeessa lähtee liikkeelle jo huomattavasti ennen kuin vaihtoehtoisia järjestelmiä edes evaluoidaan tai vertaillaan. Oppikirjamaisesti käyttöönottoon liittyvä projekti voidaan jakaa neljään päävaiheeseen; suunnittelu, käynnistäminen, toteutus ja päättäminen. Päävaiheet, erityisesti toteutus, jaetaan useampiin alivaiheisiin. Yksittäisenä kokonaisuutena toteutus on usein liian iso pala hallittavaksi, siksi se on viisasta jakaa osiin.

Pelkkä vaiheistus ei kuitenkaan riitä. Aikataulu, budjetti, roolit, vastuut ja riskienhallinta ovat myös tärkeitä huomioida. Projektipäällikön merkitys on myös erittäin tärkeä, erityisesti projektin onnistumisen ja aikataulussa pysymisen näkökulmasta. Kaikkien edellämainittujen ohi, mielestäni tärkeimmäksi asiaksi onnistuneessa projektissa nousee kuitenkin yksi asia; tavoite – mitä ylipäätään tavoitellaan ja millä ja kuinka mitataan, että tavoite on saavutettu.

Ensimmäisenä tulee siis määritellä selkeät ja mitattavat tavoitteet – mitä uudella järjestelmällä halutaan saavuttaa nyt ja jatkossa. Tavoitteiden tulee olla konkreettisia ja toteuttamiskelpoisia, mutta niiden pitää myös haastaa organisaatiota.

Tavoitteet – miksi vaihdetaan ja mitä haetaan?

Halutaan nykyistä uudenaikaisempi ratkaisu, halutaan karsia manuaalisia työvaiheita, halutaan parempi raportointi, tavoitellaan liikevaihdon kasvua kasvattamatta toimihenkilöiden lukumäärää. Hyviä tavoitteita, mutta se konkretia. Konkretisoidaan siis em. ajatukset tavoitteiksi:

  • järjestelmä käyttöön tilikauden 2019 alusta
  • tekninen ratkaisu sellainen, jonka käyttöikä ja tuki jatkuu 10 vuotta
  • käytettävissä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta myös mobiilisti
  • x ja y raportit reaaliaikaisesti, ilman excel-jumppaa
  • kokonaisjärjestelmän avulla toimintamalli niin, että edellisen kuun tulos on selvillä kuukauden 7. päivä
  • laskutus- ja tilaus/toimitusprosessi järjestelmän avulla siten, että liikevaihdon budjetoitu 17% kasvu (oletuksena sama kasvuprosentti käsiteltävien tilausten määrässä) voidaan hoitaa nykyhenkilöstöllä -> tilauksen käsittelyn nopeutus x%
  • Toimitusvarmuuden kasvu 10%-yksikköä, tavoite 95%

Nyt on konkreettisia numeroita, tavoitteita ja lähtökohdat mittareille. Sitten vaan toteuttamaan, eikös!

No ei ehkä vielä. Onnistuneeseen käyttöönottoon tarvitaan paljon muutakin, mm. kuvatut prosessit, sovitut toimintamallit ja johdon sitoutuminen ja tuki. Näihin palataan tarkemmin jatkossa.

Jakke Vyyryläinen

Myynti- ja markkinointijohtaja

Lemonsoft Oy