Lemonsoft Oy:n tietosuojaseloste

Päivitetty 30.11.2017

Lemonsoft Oy:n tietosuojaseloste päivitettiin 30.11.2017. Asiakkaittemme tietosuoja on meille tärkeää ja haluamme toimia tietosuojaan liittyvissä asioissa mahdollisimman läpinäkyvästi. Olemme laatineet tietosuojakäytännön, jossa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, luovutamme, siirrämme ja säilytämme asiakkaittemme tietoja. Tutustu tietosuojaselosteeseemme ja kerro meille, jos haluat lisätietoja.

Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö

Henkilökohtaisia tietoja ovat tiedot, joita voi käyttää yksittäisen henkilön tunnistamiseen tai yhteyden ottamiseksi henkilöön. Henkilö voi kieltää tietojensa käytön Lemonsoft Oy:lta, mutta tällöin tuotteiden ja palvelujen käyttö voi vaikeutua merkittävästi, tai osoittautua joissain tilanteissa mahdottomaksi.

Lemonsoft Oy kerää ja käsittelee asiakkaiden, asiakkaiden Lemonsoft-käyttäjien ja yhteyshenkilöiden, sekä Lemonsoft Oy:n työnhakijoiden tietoja. Asiakkaan käyttäessä Lemonsoft Alustapalveluja Lemonsoft Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan henkilöstön ja asiakkaaseen liittyvien muiden henkilöiden suhteen siinä laajuudessa kuin ne on tallennettu asiakkaan käyttämään Lemonsoft-järjestelmään.

Henkilökohtaiset tiedot

Kun henkilö alkaa käyttää Lemonsoft-järjestelmää, hänelle luodaan Lemonsoft-järjestelmän aktivointitapahtumalla käyttäjätunnus järjestelmän käyttöä varten. Käyttäjätunnukseen liittyvät henkilön tiedot ovat henkilön nimi, yrityksessä henkilölle luotu käyttäjätunnus, henkilön työsähköpostiosoite, sekä joissain tapauksissa henkilön työpuhelinnumero ja asematunnus yrityksessä.

Asiakkaan käyttäessä Lemonsoft Alustapalveluja henkilökohtaiset tiedot ovat asiakkaan henkilöstön ja asiakkaaseen liittyvien muiden henkilöiden tietoja siinä laajuudessa kuin ne on tallennettu asiakkaan käyttämään Lemonsoft-järjestelmään.

Miten käytämme henkilökohtaisia tietoja

Lemonsoft Oy käyttää asiakkaittensa henkilöstön tietoja Lemonsoft Oy:n ja asiakkaan välisen suhteen hoitamiseen. Esimerkkejä käyttötarkoituksista:

  • Lemonsoft-järjestelmän käyttäjäpohjaisen laskutusperusteen todentaminen.
  • Henkilön tunnistaminen asiakastuki- ja asiakaspalvelutilanteissa.
  • Lemonsoft-järjestelmän käyttöön ja muihin asiakassuhdetta koskeviin asioihin liittyvä tiedottaminen ja markkinointi.

Saatamme käyttää henkilökohtaisia tietoja myös Lemonsoft Oy:n sisäisiin tarkoituksiin, kuten tarkastuksiin, tietojen analysointiin ja tutkimukseen, jotta voimme parantaa tuotteitamme, palvelujamme ja asiakasviestintäämme.

Lemonsoft Oy käsittelee asiakkaan omassa käytössään olevaan Lemonsoft-järjestelmään tallentamia henkilöstön ja asiakkaaseen liittyvien muiden henkilöiden tietoja vain asiakkaan niin erikseen pyytäessä. Käyttäminen liittyy aina asiakastuen toteuttamiseen, esimerkiksi tukipyynnön käsittelyyn.

Muiden kuin henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö

Keräämme tietoja lokitiedostoihin myös muodossa, jota ei ole suoraan mahdollista liittää tiettyyn henkilöön. Saatamme käyttää tällaista tietoa mihin tahansa tarkoitukseen. Muita kuin henkilökohtaisia tietoja ovat esimerkiksi:

  • URL-osoitteet, IP-osoitteet ja kellonajat, joita keräämme mahdollisten väärinkäyttöyritysten toteamiseksi ja tietoturvan parantamiseksi.
  • Selainohjelman tyyppi, kieli ja aluetiedot, joita keräämme tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi.
  • Tuotteittemme ja palvelujemme käyttötavat, joita keräämme tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi.
  • Tuotteittemme muodostamat virheilmoitukset, joita keräämme tuotteiden kehittämiseksi.
  • Evästeet ja muut verkkosivustotekniikat, joiden avulla pyrimme parantamaan viestintäämme ja kohdentamaan markkinointiamme.

Muita kuin henkilökohtaisia tietoja käsitellään henkilökohtaisina tietoina tämän tietosuojakäytännön mukaisesti, jos tieto yhdistetään henkilökohtaisiin tietoihin.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä Lemonsoft Oy:n käyttämiin järjestelmiin tai tietokantoihin, joissa henkilötietoja käsitellään. Lemonsoft Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja strategisille kumppaneilleen, jotka tarjoavat omia tuotteitaan ja palvelujaan yhteistyössä Lemonsoft Oy:n kanssa. Tällaisissa tilanteissa on esimerkiksi kyse joko Lemonsoft Oy:n tai kumppanin tuotteen tai palvelun käyttöön liittyvästä teknisen integraation siirtämästä tiedosta tuotteiden tai palveluiden välillä. Lemonsoft Oy saattaa luovuttaa kumppanille henkilön yhteystietoja myös asiakaspalvelu- tai muuta viestintää varten.

Lemonsoft Oy saattaa joutua luovuttamaan henkilökohtaisia tietoja myös lakisääteisesti, joko oikeustoimiin liittyen tai viranomaisten pyynnöstä. Lemonsoft Oy saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja myös liiketoiminnan uudelleenorganisoinnin, yhdistymisen tai myynnin yhteydessä em. toimeen liittyvälle kolmannelle osapuolelle.

Henkilökohtaisten tietojen suojaus

Lemonsoft Oy suhtautuu henkilökohtaisten ja muiden tietojen suojaamiseen vakavasti. Lemonsoft Oy säilyttää henkilökohtaisia tietoja tietojärjestelmissä, joihin on pääsy erikseen rajatuilla henkilöillä, ja jotka sijaitsevat fyysisin turvatoimin suojatuissa tiloissa.

Lemonsoft käyttää henkilökohtaisten tietojen siirroissa erillisillä käyttöoikeuksilla suojattuja järjestelmiä, joiden teknologia estää tietojen tarkastelun siirron aikana. Tietojen siirrossa käytetään salattuja yhteyksiä, jotka on suojattu esimerkiksi SSL-salauksella.

Jos henkilö käyttää Lemonsoft Oy:n käyttämiä kolmansien osapuolten tuottamia sosiaalisen median alustoja, muut alustan käyttäjät pystyvät näkemään henkilön jakamat tiedot ja käyttämään niitä eri tavoilla hyväkseen. Tällöin henkilö on itse vastuussa jakamastaan henkilötiedosta ja muista tiedoista.

Henkilökohtaisten tietojen säilytys

Lemonsoft Oy säilyttää henkilökohtaiset tiedot sähköpostitiedottamiseen liittyviä tietoja lukuun ottamatta EU:n alueella. Säilytämme henkilökohtaisia tietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojakäytännössä kuvatut tarkoitukset, ellei pidempää säilytysaikaa edellytetä lakisääteisesti.

Lemonsoft Oy käyttää sähköpostitiedottamiseen ja sähköpostilistan hallintaan yhdysvaltalaista MailChimp-palvelua, jonka kanssa olemme sopineet tietosuojaan liittyvistä asioista. MailChimp-palvelun toimittaja on sitoutunut noudattamaan Yhdysvaltojen kauppaministeriön ja Euroopan Unionin komission hyväksymiä yksityisyyden suojaa koskevia Safe Harbor -periaatteita, joilla tietosuojan riittävä taso voidaan taata.

Henkilö voi pyytää tietojensa poistamista Lemonsoft Oy:n järjestelmistä, jolloin poistamme tai anonymisoimme tiedot, mikäli se on edellä mainittujen tarpeiden puitteissa mahdollista. Saatamme hylätä käsittelypyynnön, jos sen toteuttaminen on tarpeetonta tai aiheuttaa kohtuutonta vaivaa, tai jos käsittely vaarantaa tuotteen tai palvelun tuottamisen asiakkaille.

Lemonsoft-järjestelmän käyttäjän henkilötiedot poistetaan käyttäjätietorekisteristä sen jälkeen, kun käyttäjä on lopettanut järjestelmän käytön esimerkiksi työsuhteen päättymisen vuoksi. Käytön päättyminen tulee todentaa Lemonsoft-järjestelmän aktivointitapahtumalla.

Lemonsoft Oy:n sitoutuminen asiakkaittemme tietosuojan turvaamiseen

Varmistamme, että asiakkaittemme tiedot ovat turvassa kouluttamalla työntekijöitämme tietosuoja- ja turvallisuusohjeistuksen noudattamiseen, sekä käyttämällä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä käytäntöjä yrityksessämme tehokkaasti.

Tietosuojaan liittyvät kysymykset

Jos haluat lisätietoja Lemonsoft Oy:n tietosuojakäytännöstä, tai haluat tehdä henkilötietoihin liittyvän kyselyn tai muutospyynnön, ota meihin yhteyttä. Vastaamme yhteydenottoosi mahdollisimman pian.

Lemonsoft Oy saattaa päivittää tietosuojaan liittyviä käytäntöjään ajoittain. Jos muutamme käytäntöjä merkittävästi, tiedotamme siitä asiakkaitamme Lemonsoft-järjestelmän Uutisnurkan kautta ja verkkosivuillamme.

Lemonsoft Oy
Vaasanpuistikko 20 A
65100  VAASA

Y-tunnus 2017863-1

Pauli Siirtola
Tietosuojavastaava

pauli.siirtola(a)lemonsoft.fi